Regolamento per la Mediazione
4° aggiornamento - gennaio 2023
1. Il presente regolamento si applica alla procedura di mediazione a fini conciliativi (Mediazione ai sensi del D.Lgs. 28/2010 e del DM 180/2010) per le mediazioni amministrate dalla CAMERA MANTOVANA DI MEDIAZIONE E CONCILIAZIONE srl (l'Organismo) in relazione a controversie nazionali. Le controversie internazionali possono essere soggette ad altro regolamento.
2. In caso di sospensione o cancellazione dal registro dell'Organismo, i procedimenti di mediazione in corso proseguono presso un altro organismo scelto dalle parti entro 15 giorni dalla data di sospensione o cancellazione. In mancanza, l'organismo è scelto dal Presidente del Tribunale del luogo in cui la procedura è in corso ed il termine decorre dalla scadenza fissata dal giudice per il deposito dell'istanza.
3. L'Organismo comunica l'avvenuta ricezione dell'istanza e ogni altro elemento necessario allo svolgimento della procedura. L'istante può farsi parte attiva, con ogni mezzo idoneo, per effettuare le comunicazioni alla controparte.
4.. La Mediazione e le comunicazioni tra tutte le parti potranno avvenire anche attraverso procedure telematiche descritte nel sito www.cameramantovana.it e potranno anche riguardare in modo generalizzato, per corrispondere ad esigenze di natura organizzativa dell'Ente, il primo incontro della procedura; l'uso della forma telematica potrà in ogni caso avvenire per una parte soltanto della procedura di svolgimento del servizio di mediazione.
La piattaforma telematica utilizzata garantisce la sicurezza delle comunicazioni; è peraltro vietato alle parti in mediazione procedere alla registrazione degli incontri telematici a qualunque scopo.
ART. 1 - AVVIO DELLA MEDIAZIONE
La parte di una lite che intende avviare la Mediazione può farlo inviando la domanda di mediazione per posta elettronica certificata alla casella PEC cameramantovana@legalmail.it ovvero anche a mezzo di e-mail ordinaria alla casella di posta info@cameramantovana.it.
La relativa modulistica è stata predisposta on line e pubblicata nel sito www.cameramantovana.it.
La domanda deve contenere :
1) Il nome dell'Organismo di mediazione;
2) Nome, dati identificativi completi, codice fiscale e partita IVA nonché recapiti delle parti e di loro eventuali rappresentanti e/o consulenti presso cui effettuare le dovute comunicazioni;
3) L'oggetto della lite;
4) Le ragioni della pretesa;
5) Il valore della controversia individuato secondo i criteri stabiliti dal codice di procedura civile. Per le liti di valore indeterminato, indeterminabile ovvero se vi sia notevole disaccordo tra le parti sulla stima, l'Organismo decide il valore di riferimento e lo comunica alle parti;
6) l'eventuale preferenza per la modalità telematica;
La Mediazione ha una durata di regola non superiore a 3 mesi dal deposito dell'istanza.
In caso di ricorso alla procedura su invito del giudice il termine decorre dalla scadenza fissata dal giudice per il deposito dell'istanza.
L'organismo comunica alle parti l'avvenuta ricezione dell'istanza e ogni altro elemento necessario allo svolgimento della procedura nelle medesime forme previste per l'inoltro dell'istanza stessa; la mediazione e le comunicazioni tra tutte le parti potranno peraltro avvenire anche con modalità telematiche, così come descritto nel sito www.cameramantovana.it, dal quale può essere scaricata tutta la modulistica. La piattaforma telematica utilizzata è stata predisposta al fine di garantire la sicurezza delle comunicazioni ed il rispetto della riservatezza.
La segreteria dell'Organismo verifica la completezza della domanda di attivazione e l'avvenuto pagamento delle spese. In mancanza di uno dei presupposti suindicati, la segreteria invita il richiedente a provvedere al perfezionamento del deposito, tenendo in sospeso l'attivazione del procedimento di mediazione fino al perfezionamento del deposito dell'istanza, che consentirà l'attivazione del procedimento; decorso inutilmente il termine fissato, la segreteria provvederà, invece, all'archiviazione della pratica.
ART. 2 - ADESIONE AL PROCEDIMENTO DI MEDIAZIONE
La parte chiamata potrà aderire alla Mediazione:
- inviando alla Camera Mantovana di Mediazione e Conciliazione, dopo averlo interamente compilato e sottoscritto, l'apposito modulo di Adesione alla mediazione disponibile nel sito internet www.cameramantovana.it o altra comunicazione scritta della propria volontà di aderire, almeno due giorni prima dell'incontro fissato, con allegate le prove dell'avvenuto pagamento delle spese di avvio della Mediazione;
- presentandosi al primo incontro con il mediatore e provando, prima del suo inizio, l'avvenuto pagamento delle spese di avvio della Mediazione.
L'adesione al procedimento di mediazione si perfeziona in ogni caso solo con il versamento delle spese d'avvio del procedimento previste dal presente regolamento; in mancanza di tale versamento la Camera potrà, a suo insindacabile giudizio e per una sola volta, differire l'incontro di mediazione ad una data successiva; se anche per quella data non pervenisse la prova dell'avvenuto versamento delle indennità, la parte che ha aderito ma non ha versato le indennità potrà essere considerata come non aderente a tutti gli effetti.
Aderendo alla mediazione in uno dei modi descritti in precedenza, la parte chiamata si impegna al pagamento di tutte le spese e altri oneri, se previsti e ove non espressamente vietati dalle norme, relativi all'incontro preliminare con il mediatore.
La parte chiamata che non abbia aderito alla mediazione o che sia stata considerata come non aderente per mancato versamento delle indennità dovute, non potrà partecipare agli incontri, né rilasciare dichiarazioni, né visionare documentazione, né depositare atti o documenti per il mediatore, né proporre domande e eccezioni o chiedere rinvii degli incontri già fissati.
La parte che abbia avuto un legittimo impedimento a aderire al procedimento, oppure che non abbia potuto aderire per cause di forza maggiore o per non aver ricevuto comunicazione dell'incontro preliminare, potrà depositare la documentazione provante tali cause ostative.
Il Responsabile dell'Organismo potrà, in tali casi, rimettere in termini la parte sulla base del legittimo impedimento come sopra comprovato.
ART. 3 - LUOGO DELLA MEDIAZIONE
La Mediazione si svolge presso la sede sociale dell'Organismo ovvero presso le sedi distaccate e/o in convenzione ai sensi dell'art. 7, comma 2, lettera c) del D.M. 180/2010, il cui elenco è disponibile nel sito internet www.cameramantovana.it.
In alternativa, l'Organismo può fissare lo svolgimento della procedura in altro luogo ritenuto più idoneo con il consenso di tutte le parti e del mediatore.
ART. 4 - OBBLIGHI DI RISERVATEZZA
1. Il procedimento di mediazione è coperto da riservatezza in tutte le sue fasi.
2. Chiunque presta la propria opera o il proprio servizio nell'Organismo o comunque nell'ambito del procedimento di mediazione è tenuto all'obbligo di riservatezza rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite durante il procedimento medesimo.
3. Il mediatore è tenuto alla riservatezza anche nei confronti delle parti rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite nel corso delle sessioni separate e salvo consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni.
4. Le parti e ogni altra persona presente agli incontri di mediazione, ivi inclusi gli avvocati e i consulenti, hanno l'obbligo di mantenere la massima riservatezza e non possono presentare come prova giudiziale o di altra natura suggerimenti, informazioni, circostanze che sono state espresse durante gli incontri di mediazione.
5. L'Organismo assicura adeguate modalità di conservazione e di riservatezza degli atti introduttivi del procedimento, sottoscritti dalle parti, nonché di ogni altro documento proveniente dai soggetti di cui al comma che precede o formato durante il procedimento.
ART. 5 - NOMINA DEL MEDIATORE
1. Il mediatore è nominato, tra quelli inseriti nell'elenco interno dei mediatori iscritti con provvedimento del Responsabile del Registro, dal Responsabile dell'Organismo, il quale fissa anche il luogo, la data e l'ora del primo incontro.
La lista dei mediatori è consultabile nel sito www.cameramantovana.it.
2. Le parti possono fornire una comune indicazione del mediatore tra quelli inseriti nella lista dell'organismo.
ART. 6 - INDIPENDENZA, IMPARZIALITA' E SOSTITUZIONE DEL MEDIATORE
1. Il mediatore nominato, prima dell'inizio dell'incontro di mediazione, è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di indipendenza e imparzialità, con esplicito riferimento al Codice europeo di condotta per i mediatori.
2. In casi particolari, l'organismo può sostituire il mediatore prima dell'inizio dell'incontro di mediazione con un altro della propria lista di pari esperienza.
3. A procedimento iniziato, qualora il mediatore comunichi qualsiasi fatto sopravvenuto che ne possa limitare l'imparzialità o l'indipendenza, e comunque in ogni altro caso di impedimento, l'organismo informerà le parti e provvederà alla sua sostituzione.
ART. 7 - SVOLGIMENTO DELLA MEDIAZIONE E POTERI DEL MEDIATORE
1. Il mediatore è libero di condurre gli incontri di mediazione nel modo che ritiene più opportuno, tenendo in considerazione le circostanze del caso, la volontà delle parti e la necessità di trovare una rapida soluzione della lite.
Prima dell'avvio della mediazione, viene indetto un apposito incontro programmatorio, di regola telematico, finalizzato a stabilire il futuro percorso della procedura e verificare le possibilità di un suo successo. In caso di mancato accordo fra le parti detto incontro sarà gratuito per loro.
Il mediatore non ha il potere di imporre alle parti alcuna soluzione.
Il mediatore è autorizzato a tenere incontri congiunti e separati con le parti.
2. Ciascuna delle parti potrà chiedere il rinvio ad altra data di un incontro precedentemente programmato; tale facoltà è peraltro concessa solamente alle parti che siano entrate formalmente in mediazione e la concessione del rinvio spetta comunque al Mediatore.
3. Le parti hanno diritto di accesso agli atti del procedimento di mediazione da loro depositati in sessione comune e ciascuna parte ha diritto di accesso agli atti depositati nelle rispettive sessioni separate. Gli atti vengono custoditi dall'Organismo in apposito fascicolo, anche virtuale, registrato e numerato, per un periodo di tre anni dalla conclusione della procedura.
4. Il mediatore e le parti concordano di volta in volta quali tra gli atti eventualmente pervenuti al di fuori delle sessioni private devono essere ritenuti riservati.
5. Il mediatore si riserva il diritto di non verbalizzare alcuna proposta:
a. se vi è opposizione alla verbalizzazione espressa nella clausola contrattuale di mediazione;
b. nel caso in cui almeno una parte vi si opponga espressamente;
c. in caso di mancata partecipazione alla mediazione di una o più parti;
d. in ogni caso in cui ritenga di non avere sufficienti elementi.
6. Sentite le parti, l'Organismo può nominare un mediatore diverso da colui che ha condotto la mediazione per verbalizzare una proposta conciliativa che produca gli effetti previsti dalla legge.
ART. 8 - PRESENZA DELLE PARTI E LORO RAPPRESENTANZA
1. Alle persone fisiche è richiesto di partecipare agli incontri di mediazione personalmente o per il tramite di propri rappresentanti formalmente delegati; la relativa procura deve avere natura sostanziale e riferirsi esattamente al caso in mediazione.
Alle persone giuridiche è richiesto di partecipare agli incontri di mediazione tramite il legale rappresentante a termini di statuto ovvero un rappresentante fornito dei necessari poteri per definire la controversia.
2. In ogni caso, quando, per l'oggetto della controversia, la mediazione si concluderebbe con la redazione di atto pubblico o scrittura autentica, la procura deve aver forma di atto pubblico o di scrittura privata autenticata.
3. Le Parti devono comunque farsi assistere da uno o più Avvocati -che possono anche, se delegati come ai punti 1) e 2), rappresentarle. E' in ogni caso escluso che l'Avvocato possa autenticare la procura rilasciatagli dall'assistito affinché lo rappresenti.
ART. 9 - PRESENZA DI TERZI MEDIATORI AI FINI DELLA FORMAZIONE E DELLA QUALIFICAZIONE PERIODICA RICHIESTA
1. E' consentito ai mediatori appartenenti alla Camera Mantovana di Mediazione e Conciliazione assistere, quali uditori ed ai fini della formazione personale e della qualificazione continua prevista dalle norme ministeriali, a sessioni di mediazione condotte da altri mediatori e che si tengano presso gli Uffici della Camera stessa, previa semplice comunicazione alla Segreteria della Camera medesima.
2. Analoga facoltà è concessa a mediatori in possesso del relativo titolo di abilitazione ma non appartenenti alla Camera, previa istanza da presentare di volta in volta alla Segreteria. La Società si riserva peraltro di comunicare ai richiedenti la sessione di mediazioni alla quale essi possono partecipare quali uditori, tenendo conto della contemporanea presenza di altri uditori e dell'esigenza di assicurare, comunque, una ordinata e spedita definizione delle procedure prefissate.
3. A richiesta degli uditori, la Camera rilascerà nelle forme internamente stabilite, certificazione della avvenuta partecipazione a procedimenti di mediazione.
ART. 10 - CONCLUSIONE DELLA MEDIAZIONE
Conclusa la mediazione il mediatore redige il previsto verbale che viene sottoscritto dalle parti e dal mediatore che ne autentica le firme. Il mediatore dà inoltre atto dell'eventuale impossibilità di una parte a sottoscriverlo.
Il mediatore deposita tempestivamente tutti i verbali relativi al procedimento di Mediazione presso la segreteria dell'Organismo, la quale rilascerà tali verbali alle parti che ne facciano richiesta purché le stesse abbiano integralmente saldato tutte le spettanze dovute.
Al termine di ogni procedura di mediazione a ciascuna parte viene consegnata la scheda di valutazione del servizio, allegata al presente regolamento, scheda che -una volta restituita compilata alla Camera- verrà trasmessa a cura della Segreteria al responsabile del registro degli organismi di mediazione tenuto dal Ministero della Giustizia.
ART. 11 - MANCATO ACCORDO
Qualora non si pervenga a un accordo, il mediatore redige un processo verbale con indicazione della proposta. Il verbale è sottoscritto dalle parti e dal mediatore, il quale certifica l'autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere.
ART. 12 - INDENNITA'
Le indennità dovute dalle parti sono quelle previste dalla tabella redatta dall'Organismo in conformità di quanto previsto dal DM 180/2010, art. 16, e dalle successive modificazioni.
Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, qualora l'Organismo si avvalga di esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i tribunali, il loro compenso viene determinato secondo le tariffe professionali, se esistenti, o diversamente concordato con le parti e il pagamento delle relative parcelle non rientra negli importi previsti in tabella.
ART. 13 - CRITERI DI DETERMINAZIONE DELL'INDENNITÀ
1. L'indennità comprende le spese di avvio del procedimento e le spese di mediazione.
2. Per le spese di avvio, a valere sull'indennità complessiva, è dovuto da ciascuna parte un importo di euro 48,80 (o di € 97,60 per le mediazioni aventi valore superiore agli € 250.000) che è versato dall'istante al momento del deposito della domanda di mediazione e dalla parte chiamata alla mediazione al momento della sua adesione al procedimento.
La parte istante, unitamente all'indennità dianzi indicata, deve altresì corrispondere all'Organismo una commissione di € 10,00 per ciascuna convocazione da inviare alle parti chiamate in forma diversa dalla comunicazione a mezzo PEC;.
3. Per le spese di mediazione è dovuto da ogni parte l'importo indicato nella tabella allegata al presente regolamento; l'importo massimo delle spese di mediazione per ciascun scaglione di riferimento, come determinato a norma della medesima tabella:
a) può essere aumentato in misura non superiore a un quinto tenuto conto della particolare importanza, complessità o difficoltà dell'affare;
b) deve essere aumentato in misura non superiore a un quarto in caso di successo della mediazione;
c) deve essere aumentato di un quinto nel caso di formulazione della proposta ai sensi dell'articolo 11 del decreto legislativo;
d) deve essere ridotto di un terzo per i primi sei scaglioni e della metà per i restanti scaglioni nelle materie di cui all'articolo 5, comma 1, del D.Lgs. 28/2010 (le cd. "procedure obbligatorie");
e) deve essere ridotto ad € 40 per il primo scaglione ed a € 50 per tutti gli altri scaglioni quando nessuna delle controparti di quella che ha introdotto la mediazione, partecipa al procedimento.
4. Si considerano importi minimi quelli dovuti come massimi per il valore della lite ricompreso nello scaglione immediatamente precedente a quello effettivamente applicabile; l'importo minimo relativo al primo scaglione è liberamente determinato.
5. Gli importi dovuti per il singolo scaglione non si sommano in nessun caso tra loro.
6. Il valore della lite, da indicarsi a norma del codice di procedura civile, laddove risulti indeterminato, indeterminabile o vi sia una notevole divergenza tra le parti sulla stima, viene stabilito dall'Organismo nell'ambito massimo dello scaglione di € 250.000, salvo conguaglio in aumento al termine della mediazione a seconda dell'effettivo valore definitivamente accertato.
7. Le spese di mediazione sono corrisposte prima dell'inizio del primo incontro di mediazione; esse comprendono anche l'onorario del mediatore per l'intero procedimento di mediazione, indipendentemente dal numero di incontri svolti e rimangono fisse anche nel caso di mutamento del mediatore nel corso del procedimento ovvero di nomina di un collegio di mediatori, di nomina di uno o più mediatori ausiliari, ovvero di nomina di un diverso mediatore per la formulazione della proposta ai sensi dell'articolo 11 del decreto legislativo.
8. Tutte le somme, comunque, sono dovute in solido all'Organismo da ciascuna parte che abbia preso parte o che abbia aderito al procedimento; ciascuna di dette parti potrà essere chiamata anche all'integrale pagamento delle somme dovute all'Organismo, fatto salvo il diritto di ripetizione sulle parti inadempienti.
9. Ai fini della corresponsione dell'indennità, quando più soggetti rappresentano un unico centro d'interessi si considerano come un'unica parte.
10. Gli organismi diversi da quelli costituiti dagli enti di diritto pubblico interno stabiliscono gli importi di cui al comma 3, ma restano fermi gli importi fissati dal comma 4, lettera d) dell'art. 16 DM 180/2010, per le materie di cui all'articolo 5, comma 1, del decreto legislativo.
ART. 14 - RESPONSABILITA' DELLE PARTI
Sono di competenza e responsabilità esclusiva delle parti:
- l'assoggettabilità della controversia alla procedura di mediazione, eventuali esclusioni, preclusioni, prescrizioni e decadenze che non siano state espressamente segnalate dalle parti all'atto del deposito dell'istanza;
- le indicazioni circa l'oggetto e le ragioni della pretesa contenute nell'istanza di mediazione;
- l'individuazione dei soggetti che devono partecipare alla mediazione, con particolare riguardo al litisconsorzio necessario, in caso di controversie in cui le parti intendono esercitare l'azione giudiziale nelle materie per le quali la mediazione è prevista come condizione di procedibilità;
- l'indicazione dei recapiti dei soggetti a cui inviare le comunicazioni;
- l'indicazione del valore della controversia;
- la forma e il contenuto dell'atto di delega al proprio rappresentante;
- le dichiarazioni in merito al gratuito patrocinio, alla non esistenza di più domande relative alla stessa controversia e ogni altra dichiarazione che venga fornita all'Organismo o al mediatore dal deposito dell'istanza alla conclusione della procedura.